УДК:330.47

Лебедева И.Ю.

ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Одесская национальная академия связи им. А.С Попова

Work is sanctified to the problems of development of management information by a personnel. Basic design of strategy of development of the informative system times are considered. Intercommunication of strategy of enterprise with strategy of development of management information a personnel is reflected.

Keywords: informative system; management by a personnel; development of enterprise; strategy of development; development of strategy; life cycle; management by a project.

Работа посвящена проблемам развития информационной системы управления персоналом. Рассмотрены основные этапы разработки стратегии развития информационной системы. Отражена взаимосвязь стратегии предприятия со стратегией развития информационной системы управления персоналом.

Ключевые слова: информационная система; управление персоналом; развитие предприятия; стратегия развития; разработка стратегии; жизненный цикл; управление проектом.

Планирование развития предприятия влечёт за собой и необходимость развития существующих информационных систем управления. Создание информационной системы управления персоналом (ИСУП) следует рассматривать как одну из важнейших программ развития предприятия, состоящую из цепочки взаимосвязанных проектов, результаты каждого из которых необходимы для реализации последующих.

Рассмотрим, в чём заключается стратегия развития ИСУП и ее взаимосвязь со стратегией развития предприятия в целом. Профессионально и комплексно разработанная стратегия предприятия позволяет определить место ИСУП и формализовать целевые показатели стратегии. Роль ИСУП заключается в том, каким образом она способна повлиять на успешность и эффективность достижения целей в рамках стратегии предприятия, а также в оценке этого влияния на развитие предприятия. Работы в области стратегии развития ИСУП, помимо вопросов управления персоналом, должны охватывать  вопросы использования прикладных систем (программного обеспечения) и инфраструктурные вопросы.

В процессе разработки стратегии развития необходимо оценить состояние имеющихся ресурсов и спрогнозировать потребность в дополнительных ресурсах для развития ИСУП. В качестве ресурсов необходимо рассматривать временные, бюджетные, человеческие, технологические и технические ресурсы. Необходимо формализовать требования к ресурсам, которые будут использоваться для развития и функционирования ИСУП, а также выбрать наиболее оптимальный вариант развития.

Под вариантом развития ИСУП в первую очередь подразумевают возможные сценарии применения того или иного вида управленческого программного обеспечения (ПО) для поддержки сегодняшнего и прогнозируемого уровня управления.

Ожидаемые результаты будут зависеть от своевременного выявления и четкой формализации эффектов от развития ИСУП, допустимых затрат и рисков. Необходимо рассматривать управленческие, социальные и экономические эффекты в комплексе, разрабатывая при этом качественные и количественные показатели эффективности. Данные показатели должны быть взаимосвязаны с показателями, разработанными для стратегии предприятия. В процессе разработки стратегии развития ИСУП должна быть заложена основа для оптимизации всех планируемых затрат, а также формализованы возможные риски для последующей разработки упреждающих мероприятий.

Формирование интереса к стратегии развития ИСУП происходит, как правило, при определенных условиях [1]. Могут существовать следующие основания для разработки стратегии:

-   видение (успешно проведена разработка собственной стратегии предприятия; руководство начало рассматривать ИСУП как инструмент управления; есть успехи других предприятий в  информационно-технологических проектах (ИТ-проектах));

-   финансовые средства (ИТ-затраты становятся значимыми для бюджета; текущий уровень ИСУП становится тормозом развития предприятия; планируются или уже сделаны крупные инвестиции в информатизацию);

-   полномочия (статус ИТ-менеджера повышен до уровня вице-президента или заместителя генерального директора; в функциональных (не ИТ) службах создаются подразделения, ответственные за развитие ресурсов ИСУП).

Таким образом, основными фазами разработки стратегии развития ИСУП следует считать:

-         отправную точку — существующее положение (как в сфере управления и функционирования, так и в сфере использования ИТ);

-         желаемые горизонты — стратегию бизнеса (стратегию развития предприятия);

-         доступные инструменты (для движения от отправной точки до желаемых горизонтов) — общие отраслевые и технологические тенденции использования ИТ.

На основании этих фаз можно получить три составные части стратегии развития ИСУП:

-         позиционирование и роль ИТ на предприятии (приоритеты и направления их развития), согласованные со стратегией предприятия (то есть учтено, на какие бизнес-процессы влияет функционирование ИСУП);

-         стратегический план достижения целей развития ИСУП, балансирующий ресурсы и проекты (внедрение бизнес-приложений, развитие инфраструктуры, управление жизненным циклом ИТ);

-         техническая архитектура (аппаратные и программные платформы, общие службы и интеграция компонентов, методологии и стандарты).

Самое главное в процессе разработки стратегии развития ИСУП — это достижение соответствия между прогнозируемым уровнем развития предприятия и необходимым для этого уровнем развития ИТ.

Жизненный цикл (ЖЦ) развития ИСУП можно условно разделить на несколько этапов:

-         подготовительный этап (разработка стратегии развития ИСУП);

-         поток проектов (реализация программы развития);

-         эксплуатация (применение стандартов эксплуатации и функционирования).

Подготовительный этап. Модель стратегического планирования развития ИСУП можно представить с помощью следующих стадий и задач по ним:

-         оценка бизнеса и используемых информационных технологий (анализ стратегии бизнеса, формализация бизнес-приоритетов и выявление ИТ-потенциала, оценка текущего ИТ-окружения);

-         формирование стратегии развития ИСУП по направлениям (цель и роль ИТ, организация составных компонентов, показатели бизнеса для ИСУП, приложения, техническая инфраструктура и архитектура);

-         планирование внедрения стратегии (разработка стратегических проектов, подготовительная деятельность, анализ технологических особенностей).

Очень важным аспектом двух первых этапов является вовлечение необходимых людей, которые могут иметь различные статусы на предприятии. В разработке стратегии, помимо ИТ-директора и ИТ-архитекторов, должны принимать участие ведущие менеджеры и руководители бизнес-направлений.

Поток проектов. Реализация программы развития ИСУП, утвержденной в рамках разработки стратегии, может быть описана с помощью итерационной концепции «Мероприятия — Готовность — Проекты — Цели». В ней предполагается следующее:

-   процесс развития ИСУП должен быть непрерывным и итерационным;

-   уровень развития ИСУП должен отвечать актуальным требованиям предприятия и его деятельности, то есть обеспечивать не только оперативный, но и прогнозируемый уровень реализации бизнес-функций;

-   достижение целей обуславливается выполнением определенных мероприятий и проектов, без проведения которых невозможно дальнейшее развитие согласно выбранной стратегии;

-   проекты должны быть взаимосвязанными и взаимодополняющими;

-   управление проектами осуществляется по принципам мультипроектного управления (для достижения сбалансированности рамок проектов и используемых ресурсов).

Развитие ИСУП может быть инициировано только после определения и формализации краткосрочных, промежуточных и долгосрочных целей, после чего необходимо переходить к осуществлению оперативных мероприятий, реализация которых позволит обеспечить готовность предприятия к реализации первоочередных проектов.

Проведение мероприятий позволяет:

-         сократить время реализации проектов;

-         минимизировать финансовые ресурсы для реализации проектов;

-         максимизировать экономический эффект;

-         повысить качество результатов проекта;

-         увеличить компетентность, знания и ответственность ключевых сотрудников;

-         достичь необходимых предпосылок в организационно-управленческой структуре, а также сформировать готовность руководства и сотрудников для перехода на новый уровень развития ИСУП;

-         избежать неразрешимых проблем и конфликтных ситуаций при реализации проектов;

-         избавиться от организационно-управленческих проблем, которые мешают процессу.

Для каждого из предприятий перечень мероприятий будет уникальным, поскольку все они характеризуются различным уровнем зрелости. Но, как правило, в этот перечень будут входить:

-         формирование наблюдательного совета по развитию ИСУП;

-         формирование и утверждение первоначального состава проектной группы с четким разделением ответственности, полномочий и функциональных обязанностей для каждого члена группы;

-         разработка и утверждение программы обучения проектной группы;

-         расширение и оптимизация деятельности ИТ-отдела;

-         проведение аудита программного и аппаратного обеспечения в структурных единицах;

-         принятие решения о дате начала всех краткосрочных проектов, осуществление детального планирования данных проектов с последующим утверждением планов и бюджетов проектов.

Успешное выполнение первоочередных проектов является гарантией достижения поставленных краткосрочных целей — то есть перехода на новый качественный уровень развития ИСУП. После чего происходит пересмотр и корректировка последующих целей, мероприятий и проектов, поскольку процесс развития ИСУП является открытым и зависит как от внутренних, так и от внешних факторов деятельности предприятия. После корректировки вновь проводятся необходимые мероприятия, и начинается реализация проектов для достижений промежуточных целей.

Эксплуатация. Стандарти эксплуатации и функционирования уже рассматривались в литературе [2]. Необходимо только отметить, что большинство проблем на этом этапе возникает из-за пренебрежения вспомогательными и организационными процессами ЖЦ.

Таким образом, достигается поступательное развитие ИСУП, которое, в свою очередь, будет учитывать изменяющиеся требования и согласовываться с процессом развития предприятия.

Учитывая масштабы поставленной задачи необходимо указать на то, что процесс разработки стратегии ИСУП должен начинаться с оценки факторов готовности предприятия. Неэффективно проводить развитие ИСУП, не имея объективной и системной стратегии. Точно так же нецелесообразно начинать процесс разработки данной стратегии без комплексной оценки готовности предприятия.

Если руководство предприятия, проанализировав эти факторы, понимает, что уровень готовности довольно низок, то целесообразным будет проведение проекта по подготовке предприятия к развитию информационной системы управления персоналом. Данный проект может предшествовать основным действиям или же реализовываться параллельно, в зависимости от критичности сроков и наличия у предприятия ресурсов.

Литература:

1. Годин В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. – М.: Мастерство: Высшая школа, 2001

2. Журнал "Корпоративные системы" (№1, 2004)- -http://www.intalev.ru.