Рейтинг пользователей: / 5
ХудшийЛучший 

УДК 657

Насакина Л.А.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ИХ РОЛЬ В УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Поволжский государственный университет сервиса

 

Modern business is impossible without use of information technology which are convenient tool control facilities the enterprise. The organizational party of information support of management can be constructed differently depending on financial, technical and other inquiries and possibilities of the managing subject. Classification of information systems by various signs will allow to carry out a choice of information system for support of acceptance of the operative and strategic administrative decision.

Keywords: the information, information system, systems of an operational administration and the account, system of development of strategic decisions

Современный бизнес невозможен без использования информационных технологий, которые являются удобными инструментальными средствами управления предприятием. Организационная сторона информационного обеспечения управления может быть построена по-разному в зависимости от финансовых, технических и других запросов и возможностей хозяйствующего субъекта. Классификация информационных систем по различным признакам позволит осуществить выбор информационной системы для поддержки принятия оперативного и стратегического управленческого решения.

Ключевые слова: информация, информационная система, системы оперативного управления и учета, системы выработки стратегических решений

Эффективное функционирование предприятий невозможно без оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации, которая является основой процесса управления. Управление информацией, в свою очередь, включает в себя организацию и проведение сбора, хранения, обработки, передачи, анализа и предоставления информации, называемой информационной системой.

Термин «информационная система» можно употребить в двух смыслах:

1. система, как некоторое свойство, состоящее в рациональном сочетании и упорядоченности всех элементов определенного объема во времени и пространстве так, что каждый из них содействует успеху деятельности всего объекта. С такой трактовкой связано понимание координации и синхронизации действий персонала управления, объединенных с целью достижения поставленных целей;

2. система как объект, обладающий достаточно сложной, определенным образом упорядоченной внутренней структурой (производственный процесс).

Каждая система включает в себя следующие компоненты:

структура системы - множество элементов и взаимосвязей между ними (организационная и производственная структура хозяйствующего субъекта);

функции каждого элемента системы (управленческие функции – принятие решений определенным структурным подразделением хозяйствующего субъекта);

вход и выход каждого элемента и системы в целом (материальные, информационные потоки, поступающие в систему или выводимые ею);

цели и ограничения системы и ее отдельных элементов - достижение максимальной прибыли, финансовые ограничения. [2]

Таким образом, информационная система состоит из входных данных, результатов промежуточной обработки, выходных данных и конечных результатов, поступающих в систему управления.

Существуют различные подходы к трактовке понятия «информационная система». Одни экономисты под информационной системой предприятия подразумевают набор программных функционалов, которые могут отобразить характер и интенсивность деятельности предприятия для представления его внешнему миру. Для тех, кто придерживается этого определения, задача такой системы - информировать широкий круг потенциальных пользователей о возможностях компании и о преимуществах, которые получит клиент, согласившись сотрудничать с ней.

Другие предполагают, что это - система, позволяющая менеджерам согласовывать свои действия между собой и клиентами фирмы посредством Интернета. Таким образом, эта система реализует передачу информации, необходимой для координации деятельности отдельных структур, или делает более быстрым контакт с клиентами без дополнительных вложений в транспортную, рекламную инфраструктуру предприятия.

Третьи уверены, что информационная система - это программный и аппаратный комплекс управления ресурсами компании. В этом случае подразумевается наличие в ней Enterprise Resource Planning System (ERP-системы).

Этот термин мы трактуем как интегрированный комплекс для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимыми физическими активами, финансовыми, материально-техническими и человеческими ресурсами), целью которого является организация потоков информации между всеми его внутренними подразделениями и информационная поддержка связей с другими объектами, влияющими на его хозяйственную деятельность.

Эти подходы к определению места информационной системы на предприятии в различных проявлениях имеют право на существование.

Анализируя первый подход, нетрудно заметить, что, распространяя положительную информацию о предприятии, менеджмент не только расширяет круг клиентов, потенциальных инвесторов, но и увеличивает ее деловую репутацию. Тем самым реализуются интересы собственников, поэтому обычно действия менеджмента, учитывая достаточно невысокий уровень затрат на подобную систему, признаются разумными.

Второй подход присущ компаниям, подразделения которых географически разнесены или деятельность их сотрудников требует постоянного обзора большого объема информации (проектные, исследовательские, экспертные работы, работа с клиентскими базами), и коммуникационные проблемы поиска и отбора необходимой информации существенным образом влияют на производительность. Это значит, что организация подобного вида бизнеса вообще невозможна без информационной системы в таком понимании.

Третий вариант восприятия информационной системы предполагает считать информационную сферу организации основой управления бизнесом.

Использование информационной системы управления ресурсами предприятия, а значит, всеми аспектами его деятельности может дать огромные преимущества, увеличить быстроту реакции на изменения внешней среды, повысить качество обслуживания клиентов, сократить операционные издержки.

Современное понимание информационной системы предполагает обязательное использование для переработки информации средств вычислительной техники. Однако следует понимать, что техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению, информационные системы помогают менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Существует несколько признаков классификации информационных систем:

по признаку структурированности задач;

по характеру использования информации;

по функциональному признаку.[4]

Осуществляя выбор информационных систем с целью принятия управленческого решения, пользователь неизбежно сталкивается с проблемами, связанными с формальным описанием предметной области решаемых задач. От степени формализации предметной области во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Различают три типа задач предметной области, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) предметная область предназначена для решения задач, где известны все элементы и взаимосвязи между ними. Например, информационная система для автоматизации расчета заработной платы. Это структурированная предметная область, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Неструктурированная (неформализуемая) предметная область предназначена для решения задач, в которых невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними.

Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях, получаемая с помощью информационной системы информация, анализируется человеком, который будет играть определяющую роль при принятии решения. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает непосредственное участие человек. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида: информационные системы, создающие отчеты и информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений.

Информационные системы, создающие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку.

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными и экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения.

Эти системы обладают следующими свойствами:

возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования, анализ чувствительности и др.;

достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;

оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;

возможность графического отображения динамики модели;

возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем на основе обработки знаний. Поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях. Работа первого уровня поддержки исходит из концепции «типовых управленческих решений», в соответствии, с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации поддержки принятия решения на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив. Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде знаний, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

По характеру использования информации различают информационно-поисковые системы и информационно-решающие системы.

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система «Касатка» (корпорация SBI) предназначена для использования определенных информационно-аналитических материалов при разработке стратегий маркетинга и менеджмента, данная разработка имеет явно выраженный обучающий характер.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие. Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая. Функциональный признак определяет назначение системы, а также ее основные цели и задачи.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции.

Маркетинговая деятельность включает в себя такие виды деятельности как анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж, организацию рекламной кампании по продвижению продукции и т.п. Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам. Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем: производственные системы, системы маркетинга, финансовые и учетные системы, системы управления кадрами.

Производственные информационные системы призваны выполнять функции планирования объемов работ и разработки календарных планов, оперативного контроля и управления производством, анализа работы оборудования, управления запасами.

Функциями информационных систем маркетинга являются исследование рынка и прогнозирование продаж, разработка рекомендаций по производству новой продукции, анализ и установление цены, учет заказов.

В рамках финансовых и учетных информационных систем осуществляется бухгалтерский учет, разработка финансового плана, бюджетирование, проводится финансовый анализ.

Кадровые информационные системы включают функции по анализу и прогнозу трудовых ресурсов, ведению архивов записей о персонале, анализу и планированию подготовки кадров.[1]

На современном мировом рынке информационных технологий особое место занимают корпоративные информационные системы (КИС), которые обеспечивают интегрированное решение задач управления предприятием как по вертикали (от первичной информации до поддержки принятия решений высшим руководством), так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции), т.е. сочетают в себе классификационные признаки систем оперативного учета и управления. В мировой практике данные информационные системы получили название EIS - Enterprise Information System.

Процесс внедрения КИС на предприятии предполагает, что предприятие имеет четко определенную структуру управления, которая не подвержена резким изменениям. Модель этой организационной структуры закладывается в основу корпоративной информационной системы.

Предприятие, находящееся на этапе выбора стратегии развития, не имеющее четко определенной эффективной организационной структуры, не в состоянии внедрить КИС. Таким предприятиям следует использовать легко настраиваемые средства информационных систем оперативного управления и учета. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям. Системы этого класса по многим критериям универсальны. Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, поток сырья и материалов). Назначение информационных систем на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок на предприятии, что соответствует оперативному управлению.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между предприятием и внешней средой. Кроме того, информационная система этого уровня является основным поставщиком информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Системы оперативного управления и учета поддерживают, главным образом, оперативный уровень управления и учета. Среди этих систем существует деление по типам ресурсов и объектам, управление которыми они обеспечивают: бухгалтерский учет (финансы); бюджетирование (управленческий учет финансов); торговые операции (продукция, расчеты с контрагентами); складской учет (материалы и готовая продукция); кадровый учет (персонал); управление документами (информационные ресурсы); управление проектами (инновационная деятельность); правление производством (технологические процессы).

К информационным системам рассматриваемого уровня относятся широко распространенные программы бухгалтерского и торгово-складского учета, системы оперативной обработки информации (OLTP- On-Line Transaction Processing), поддерживающие различные базы данных с целью автоматизации бизнес-процессов фирмы.

Информационные системы офисной автоматизации (Office Automation Systems) вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Основная цель – обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции: обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров; архивация документов; электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; электронная почта; видео- и телеконференции.

Системы автоматизации документооборота обеспечивают подготовку и маршрутизацию документов внутри организации, а также хранение и оперативный поиск документов. Можно выделить два класса подобных систем: системы класса workfow, системы класса groupware. Основное назначение обоих классов - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе. Однако между ними имеются существенные различия. При этом следует отметить, что указанные системы не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга.

На этапе организационной зрелости предприятия возникает необходимость в информационных системах бюджетирования и управления проектами. Данные системы служат инструментами планирования бюджета компании и контроля над его исполнением. Такие продукты удовлетворяют потребность предприятий в управлении финансовыми ресурсами и организации управленческого учета, которая не обеспечивается малыми и средними системами управления, ориентированными на бухгалтерский учет.

Стратегический уровень управления поддерживают аналитические информационные системы, которые обеспечивают подготовку аналитической информации и отчетности, поддержку принятия решений. Выделяются две группы таких продуктов:

простые (тиражируемые) аналитические системы;

системы выработки стратегических решений (интегрированные системы), выполняющие обработку и анализ больших объемов информации, содержащихся в базах данных корпоративной информационной системы.[4]

Простые аналитические информационные системы представляют собой автономные программные продукты, предназначенные для аналитической обработки управленческой информации, подготовки аналитической отчетности, экспертизы и анализа решений. Наиболее развитые из этих систем имеют средства информационного обмена и могут использоваться в качестве аналитических модулей корпоративных информационных систем.

Простые аналитические информационные системы используются в области финансового анализа, бизнес-планирования, маркетинга, прогнозирования.

Системы выработки стратегических решений опираются на обширные структуры данных, содержащихся в экономической информационной системе управления предприятием. Наиболее мощные представители этого класса могут включать в себя ситуационные центры, средства многомерного анализа данных и прочие инструменты аналитической обработки. Такие программные средства, как правило, не входят в состав корпоративных информационных систем, а являются отдельными специализированными разработками.

Приведенные выше подходы к классификации информационных систем предназначены помочь предприятию в выборе соответствующего класса информационной системы. Прежде всего, предприятие должно определить свои ожидания от внедрения новой информационной системы, выделить какие функциональные области она должна охватывать. Определение функциональных требований к информационной системе определит объективные критерии выбора соответствующего класса информационной системы и предоставит возможность сравнить различные системы одного класса.

Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать управленческий учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками. Для их внедрения необходимы лишь два условия: способность менеджмента овладеть этими решениями и готовность инвестировать в развитие информационной инфраструктуры предприятия.[3]

Аналитические системы для управления бизнесом – это информационные системы, поддерживающие решение ключевых задач стратегического управления компанией. В управленческой «вертикали» системы стратегического управления располагаются на верхнем уровне принятия решений, а фундамент составляют корпоративные информационные системы.

Серьезной проблемой, сдерживающей применение аналитических методов для решения задач стратегического управления, является отсутствие информации о рынках, на которых работает или намеревается работать компания. Если для финансово-экономического анализа при наличии адекватного управленческого учета необходимые данные находятся в корпоративной информационной системе, то данные о рынке весьма отрывочны, труднодоступны или вовсе отсутствуют. Этот пробел в настоящее время начинает заполняться CRM-системами, поддерживающими процессы управления взаимоотношениями с клиентами. В развитой системе этого класса может накапливаться информация не только о контактах с клиентами, но и данные о конкурентах, поставщиках и событиях, связанных с их деятельностью. Эта информационная база, по мере ее наполнения может стать основой для маркетингового анализа и выработки стратегических решений.

Таким образом, полноценное информационное обеспечение управления предприятием должно включать две «вертикали»:

корпоративная информационная система – система бюджетирования – аналитические инструменты финансовой диагностики и планирования;

система управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM) – хранилище маркетинговых данных – аналитические инструменты стратегического маркетинга.

Эти «вертикали» не должны быть изолированы друг от друга. Они являются гранями единой управленческой пирамиды. На вершине этой пирамиды концентрируется информация, наиболее существенная для выработки стратегических решений. Здесь выполняется единый процесс стратегического управления, поддерживаемый полным набором аналитического инструментария. Последнее высказывание требует пояснения.

В теории и практике менеджмента существуют две точки зрения на предприятие. С одной стороны оно рассматривается как машина для получения прибыли, с другой – как участник рынка, действующий в условиях конкуренции. В первом случае главное место занимают показатели его финансовой деятельности, во втором – показатели конкурентоспособности на рынке. Часто эти два проявления одной сущности никак не связываются ни в сознании менеджеров и владельцев компаний, ни в их практической деятельности. В то время как хорошая стратегия компании обеспечивает связь финансовых результатов и рыночных позиций с помощью сбалансированной системы целей и адекватной организационной концепции.

Отмеченный дуализм проявляется и на рынке аналитических инструментов: одни из них рассматривают предприятие с позиций финансово-экономической деятельности, другие- с точки зрения рыночного окружения. Поэтому когда мы говорим о необходимости создания интегрированной системы стратегического управления, то имеем в виду информационную модель предприятия и внешнего окружения, подходящую для интегрированного стратегического анализа всех сторон его деятельности.

 

Литература:

1. Информационные системы в экономике. Под ред. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 463с.

2. Карминский А.М., Черников Б.В. Информационные системы в экономике: ч.2. Практика использования. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 240с.

3. Информационные технологии бухгалтерского учета. Под ред. О.И. Ильина. – СПб.: Питер, 2001. – 688с.

4. Стешин А. И. Информационные системы в маркетинге. Учебное пособие. – СПБ.: БГТУ «ВОЕНМЕХ», 2009. – 107с.

 

 

 
Секции-октябрь 2011
КОНФЕРЕНЦИЯ:
  • "Научные исследования и их практическое применение. Современное состояние и пути развития.'2011"
  • Дата: Октябрь 2011 года
  • Проведение: www.sworld.com.ua
  • Рабочие языки: Украинский, Русский, Английский.
  • Председатель: Доктор технических наук, проф.Шибаев А.Г.
  • Тех.менеджмент: к.т.н. Куприенко С.В., Федорова А.Д.

ОПУБЛИКОВАНО В:
  • Сборник научных трудов SWorld по материалам международной научно-практической конференции.