Рейтинг пользователей: / 1
ХудшийЛучший 

УДК:330.47

Лебедева И.Ю., Середюк В.Ю.

АНАЛИЗ И АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Одесская национальная академия связи им. А.С Попова

 

Work is sanctified to the analysis of structure of control system of enterprise and consideration of intercommunication of her subsystems. The necessity of automation of control system is considered for her perfection and increase of efficiency of acceptance of administrative decisions.

Keywords: control system, subsystem, information, automation, informative systems, enterprise.

Работа посвящена анализу структуры системы управления предприятия и рассмотрению взаимосвязи её подсистем. Рассмотрена необходимость автоматизации системы управления для её совершенствования и повышения эффективности принятия управленческих решений.

Ключевые слова: система управления, подсистема, информация, автоматизация, информационные системы, предприятие.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности деятельности предприятия является автоматизация процесса управления.

Основным фактором создания длительного конкурентного преимущества и роста инвестиционной привлекательности предприятия становятся оптимальные стратегии управления бизнесом. Эффективное управление — это такой же ресурс, как деньги или материальные ценности. Именно этот ресурс помогает динамично реагировать на постоянно меняющуюся рыночную ситуацию, контролировать все стороны деятельности предприятия и концентрировать усилия именно там, где они наиболее необходимы в данный момент. Многообразие форм собственности, конкуренция между ними, ускоренное развитие рыночных отношений требуют особо тонкого, умелого управления. Система управления должна обеспечить условия, при которых каждый руководитель любого уровня считал бы своей важнейшей задачей организацию активного поиска реальных возможностей повышения результативности деятельности. Вместе с тем она должна обладать способностью к саморегулированию и самосовершенствованию, направленному на широкое применение новых высокоэффективных организационных форм и методов управления, технологий и научно-технических достижений.

В современных условиях менеджер должен быть человеком способным добиваться конкретных экономических и социальных целей благодаря нахождению и практической реализации оригинальных, нестандартных решений, как правило, связанных с немалым хозяйственным риском [1].

Возросшие в настоящее время требования к управлению обусловлены увеличением размеров предприятий, сложностью технологий, необходимостью овладения самыми современными управленческими навыками. Все решения по финансовым, организационным и другим вопросам подготавливаются и вырабатываются профессионалами в сфере организации управления, которые осуществляют и контроль выполнения намеченного.

Главная задача управления – налаживание эффективной деятельности фирмы на рынке на ближние и далёкие перспективы [2]. Управление путем постановки и реализации целей осуществляется с учетом оценки потенциальных возможностей фирмы, ее обеспеченности необходимыми ресурсами, условий конкурентной борьбы. В основе научного управления лежат следующие положения: важность применения научного анализа для определения наилучшего способа достижения целей; целесообразность отбора и использования работников, наиболее подходящих для выполнения конкретной цели; необходимость снабжения работников всеми ресурсами, требуемыми для эффективного выполнения поставленных перед ними задач.

На современном этапе в управлении важное место отводится взаимодействию с внешней средой, учету ее изменений, ориентации всей деятельности предприятий, исходя из сложившихся условий.

Управление может осуществляться только в том случае, если существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией, и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же, как систему управления [3].

Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления – практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность – это функционирование системы управления. Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами ее построения, функционирования и преобразования.

Система управления распадается на подсистемы, выделение которых наглядно проявилось относительно недавно. Первой подсистемой является то, что ранее было принято рассматривать как собственно систему управления. Это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные за ними функции и решающих поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие. Данную подсистему системы управления можно рассматривать как единство организации, технологии и методов управления. Данная подсистема управления называется структурно-функциональной подсистемой системы управления. Обычно именно структурно-функциональная подсистема подвергается самому тщательному анализу и описанию при рассмотрении вопросов построения и функционирования системы управления. В настоящее время разработана общая теория функции управления, кадров управления, организационных структур управления, а также технологии и методов управления.

Чем выше уровень развития организации, тем выше значимость этой его подсистемы.

Основными частями этой подсистемы являются следующие блоки:

  1. управленческая идеология и ценностная ориентация системы управления;
  2. интересы и поведенческие нормативы участников процесса управленческой деятельности;
  3. информация и информационное обеспечение коммуникаций в системе управления.

Совокупность данных трех блоков в основном покрывает всю рассматриваемую подсистему, хотя применительно к определенным системам управления можно указать на существование дополнительных блоков, играющих определенную роль в данной подсистеме. Такими блоками могут быть, например, блоки национальных интересов и даже национальных управленческих стереотипов либо блоки реализации в управлении идеологических установок. Данные блоки следует принципиально отличать от первого выделенного блока управленческой идеологии, так как они служат выразителями определенных видов бытующей в обществе идеологии вообще, а не только управленческой идеологии.

И основные названные блоки, и блоки, возникающие в конкретных условиях и имеющие явно выраженный ситуационный характер, находятся в динамическом взаимодействии, как между собой, так и с элементами структурно-функциональной подсистемы системы управления. При этом в различных системах управления в зависимости от общих свойств, системы, ее характерных особенностей, а также в зависимости от уровня развитости системы управления и условий осуществления управленческой деятельности, степень проявления отдельных блоков, а также характер их взаимодействия могут быть совершенно разными. Однако, в любых случаях рассматриваемая подсистема системы управления имеет общее свойство, суть которого состоит в том, что она связывает воедино на основе развития информационных каналов и связей цели организации, воплощаемые в критериях функционирования, управленческую идеологию, интересы и критериально-нормативную базу работников управления, процедуры и организацию управленческой деятельности. Это позволяет данную подсистему охарактеризовать как информационно-поведенческую подсистему системы управления.

Реальными формами проявления данной подсистемы являются:

  1. управленческие теории и управленческая идеология;
  2. формальные и неформальные отношения управленческих работников с представителями внешнего окружения;
  3. уровень организационного развития, а также уровень развития каждого отдельного работника управленческого звена;
  4. информированность работников, носители информации, методы распространения информации.

В настоящее время в связи с объективно происходящим процессом ускоренного и расширенного распространения информации, а также в связи с заметным увеличением значимости синергического эффекта, получаемого от органично осуществляемых совместных действий, резко возрастает роль информационно-поведенческой подсистемы системы управления.

Подсистема саморазвития системы управления является третьей подсистемой системы управления. Появление подсистемы саморазвития системы управления отражает возникновение в системе управления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям, ориентация на новшества, поиск и разработка прогрессивных идей и ускоренное введение их в практику функционирования системы управления. Подсистема саморазвития управления не просто отражает названные качества системы управления, она является генератором этих качеств, она же несет в себе механизм их воспроизводства, закрепления, распространения и практического воплощения. Данная подсистема является источником и проводником потребности системы управления в самосовершенствовании и одновременно носителем механизма, посредством которого осуществляется развитие системы управления.

Подсистема саморазвития системы управления может быть разделена на две части. Первая часть подсистемы ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие. Она обеспечивает потребность системы управления в изменении в направлении улучшения, а также в регулярном обновлении. Для данной части подсистемы характерно решение следующих задач и выполнение следующих функций:

  1. разработка, введение в систему управления и постоянное поддержание должного уровня стимуляторов, побуждающих систему управления к самосовершенствованию;
  2. постоянный анализ уровня функционирования системы управления, ее наличных и потенциальных возможностей, а также анализ динамики задач, стоящих перед системой управления и изменения окружающей среды;
  3. выявление новых тенденций и направлений развития систем управления, наблюдающихся в мировой практике менеджмента, а также анализ используемых форм и методов обновления систем управления.

Данная часть подсистемы саморазвития очень тесно примыкает к информационно-поведенческой подсистеме системы управления, и ее функциональные возможности в значительной мере определяются уровнем развитости информационно-поведенческой подсистемы. Это связано с тем, что и готовность к изменениям, и адаптивность, и гибкость, и мобильность, и, наконец, заинтересованность в высоких конечных результатах функционирования системы управления, ориентация на результат совместной деятельности преимущественно задаются состоянием информационно-поведенческой подсистемы.

Вторая часть подсистемы саморазвития системы управления обеспечивает развитие системы управления. Наиболее существенными задачами, решаемыми ею, являются следующие:

  1. выработка траекторий саморазвития системы управления, включающая в себя поиск возможностей совершенствования, описание нового состояния системы управления, разработку процедуры и содержания перехода в новое состояние, а также определение средств обеспечения этого перехода;
  2. организация перехода системы управления в новое состояние, включающая в себя составление программы перехода, распределение заданий и позиций между субъектами перехода, распределение функций координации и корректировки их деятельности в процессе перехода и т.п.;
  3. анализ результатов перехода, обобщение опыта работы по переводу системы управления в новое состояние, получение выводов по развитию подсистемы саморазвития системы управления.

Важнейшим направлением функционирования подсистемы развития системы управления, является развитие кадров системы управления. Это обусловлено тем, что единственно возможным реальным движением системы управления может быть только движение ее кадров, во-первых, по вертикали (должностное продвижение), во-вторых, по горизонтали (смена профиля работ и рабочего места) и, в-третьих, вглубь (улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, производственного кругозора и навыков работы, овладение смежными профессиями и современными средствами обработки и передачи информации).

Создание эффективных условий функционирования информационных ресурсов предприятия требует концепции управления информационной системой организации, цель которого – эффективное управление информационными ресурсами, как внутренними, так и внешними, с помощью современных информационных технологий. Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность имеет целью не только автоматизацию рутинных методов проработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Информационная система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений [5].

Развивая информационные системы (ИС) необходимо стремиться в ту часть бизнеса, где создаётся возможность не только для сбора информации, оптимизации бизнес процессов и других атрибутов внедрения, но обеспечивается возможность аналитической обработки информации на уровне свойств продукта, технологий и ресурсов.

Необходимо избегать подходов к автоматизации, где ставится задача автоматизировать все, а поэтому закупается мощная интегрированная систему и модуль за модулем внедряется на предприятии. Однако, со временем выясняется, что полученный эффектнее соответствует ожиданиям и вложенные средства не окупятся. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы. Или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

Критерии выбора информационной системы для предприятия или организации могут быть различными, среди которых, на наш взгляд, могут выступать следующие:

  1. Функциональные возможности информационной системы;
  2. Совокупная стоимость владения;
  3. Перспективы развития;
  4. Технические характеристики;
  5. Минимизация рисков.

Самое трудное – построить единую систему, которая будет отвечать запросам сотрудников всех подразделений [6]. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированную под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

Таким образом, необходимо отметить, что любая организация функционирует как целостный организм или система. Система не может существовать обособленно от других подобных ей систем, но вместе с этим ей нельзя остаться без внутреннего управления. В случае утраты внутреннего управления все налаженные взаимосвязи и процессы разорвутся или испортятся и система перестанет  существовать. Поэтому, необходимо уделять особое внимание систем управления предприятия.

Важным моментом остаётся необходимость заниматься рассмотрением принципов действия системы управления и разработкой методов и механизмов совершенствования системы управления предприятия. Одним из способов совершенствования системы управления предприятием является её автоматизация. Отношение руководства к процессу автоматизации не должно сводится к полной автоматизации всех процессов, или неприятия применения автоматизации на предприятии. Автоматизация должна проводиться с учётом всех факторов и тщательной оценки эффективности её внедрения.

 

Литература:

  1. Э.А. Уткин. Профессия – менеджер. -М., 1992.
  2. Э.А. Уткин. Управление фирмой. –М., 1996.
  3. О.С. Виханский, А.И Наумов. Менеджмент. –М., 1999.
  4. Менеджмент организации. /Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина –М.,1995
  5.  Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Г. А. Титоренко. -2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. с.
  6. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2005.